Come presentare un argomento tecnico

Testo originale di Jonathan Shewchuk

Quelle che seguono sono le mie opinioni su come presentare un argomento tecnico utilizzando computer o lucidi. Frequento regolarmente conferenze e vedo gli stessi errori ripetuti in continuazione [...].

Preparare la presentazione

L'assurdità delle moderne presentazioni ci risulterebbe evidente se non ci fossimo stati marinati così a lungo. Cerca di ricordare l'ultima presentazione a cui hai assistito: il relatore ha proiettato sullo schermo una diapositiva piena zeppa di testo ed ha iniziato a parlare. Hai letto e capito quella diapositiva? No, hai dovuto decidere a cosa rinunciare.

Ora cerca di ricordare l'ultima presentazione che hai fatto tu. Scommetto che hai commesso lo stesso errore. Perché proiettare diapositive che impediscono al pubblico di ascoltarti? Se vuoi che il pubblico ti ascolti, perché mostri diapositive che non avranno il tempo di leggere? Come la circoncisione ed il panettone, lo si fa per tradizione.

Se vuoi essere un bravo relatore, devi accettare il fatto che una diapositiva con più di dodici parole è solitamente controproducente. Ciò significa che dovrai prepararti meglio della maggioranza dei tuoi colleghi, che blaterano per riempire il tempo mentre il pubblico si arrovella sulle loro diapositive.

Come liberarsi delle parole in eccesso? Come prima cosa dovresti cercare di esprimere tutte le idee attraverso le immagini. Ricorri al testo solo quanto le illustrazioni non ti sono d'aiuto. Come esercizio, prova a preparare una presentazione in cui l'unico testo nelle diapositive sia il titolo, più eventualmente due parole di legenda per ciascuna immagine. Anche se non ci riesci (nemmeno io ci riesco), provandoci imparerai molto.

Abbandona l'idea che le diapositive servano a ricordarti cosa dire. Un tempo i relatori si portavano appresso dei bigliettini. Oggi proiettano le diapositive (in forma di liste di elenchi puntati) e lasciano che il pubblico le legga. Questo è un atto di violenza nei confronti del pubblico. Torna piuttosto ad usare i bigliettini. Alcuni programmi ti permettono di scrivere delle note che appariranno solo sullo schermo del tuo computer portatile.

Immagina questa scena: stai proiettando una diapositiva che mostra solo un titolo, per esempio "Vantaggi della Proiezione di Matrici". In mano (o sullo schermo del tuo computer portatile, ma non sullo schermo visto dal pubblico) hai una lista che ti ricorda tutti i punti che intendi discutere. Con queste premesse parli al tuo pubblico [...]. Capisci quanto ciò sia meglio degli elenchi puntati sullo schermo? Ora immagina di avere una illustrazione appropriata ad ogni punto del tuo elenco e di mostrarla sotto al titolo mentre parli.

In conclusione, minimizza le parole e massimizza le immagini. Lo scopo delle diapositive non è di ricordarti cosa dire. Gli elenchi puntati fanno annoiare il pubblico. Ecco degli altri consigli:

  • La maggioranza delle conferenze che frequento usa caratteri troppo piccoli. I tuo colleghi accademici sono quasi tutti miopi. Io uso la dimensione 38 per il testo e 42-50 per i titoli. Un relatore saggio mette raramente più di dodici parole per diapositiva, quindi c'è molto spazio.
  • Le diapositive, a differenza dei documenti stampati, non hanno bisogno di margini. Ciò nonostante molti presentatori lasciano ampie fasce vuote ai lati di ogni diapositiva. Sembrano farsi beffe del pubblico: "Avrei potuto usare un carattere più leggibile e immagini più grandi, ma ho deciso di fare più lavoro per rendere le mie diapositive illeggibili".
  • Usa solo caratteri senza grazie ("sans-serif"). Sono più facili da vedere dal fondo della sala. Fanno eccezione i caratteri matematici che di solito hanno le grazie.
  • La semplicità è la migliore espressione dell'estetica. Il tuo pubblico ha poco tempo a disposizione per assorbire i contenuti delle diapositive, specialmente con te che blateri senza sosta. Alcuni mettono su ciascuna diapositiva del materiale aggiuntivo come loghi, il titolo della presentazione o il nome della conferenza. Non farlo.
  • Nelle diapositive con formule, uno dei miei trucchi preferiti è aggiungere frecce ed etichette che puntano alle variabili della formula, per ricordare al pubblico il loro significato. In pochi ricordano la nomenclatura usata in una diapositiva precedente.
  • Una presentazione di 30 o più minuti deve essere divisa in sezioni, ciascuna introdotta da una diapositiva che ne contenga il titolo o il sommario. Per presentazioni brevi usa il buon senso:  le diapositive con il sommario e le relative spiegazioni sono generalmente noiose, quindi falle corte. L'obiettivo delle diapositive con il titolo è di avvisare il pubblico di una transizione e di un cambio di argomento, anticipando il contenuto delle diapositive che seguiranno [...].

Organizzarsi

L'errore più comune è quello di impiegare troppo tempo nei dettagli tecnici e troppo poco tempo a definire il quadro generale. Una presentazione di 30 minuti o meno dovrebbe essere un invito a leggere il relativo trattato tecnico, non il suo sostituto. Con così poco tempo a disposizione il tuo obiettivo deve essere quello di convincere il pubblico che valga la pena approfondire l'argomento, magari leggendo il tuo trattato. È un obiettivo molto ambizioso. Concentrati quindi sulle questioni di alto livello.

  • Perché il problema merita di essere risolto?
  • Che differenza sostanziale c'è fra il tuo metodo e quello che è venuto prima? Si tratta di una domanda in due parti (che la maggiore parte dei presentatori sbaglia rispondendo solo alla seconda parte).
    • Cosa risolve il tuo metodo che nessun metodo precedente risolveva?
    • Che algoritmi o aspetti metodologici permettono al tuo metodo di ottenere di più?
  • Qual è la prova che il tuo metodo sia migliore in determinate circostanze? (E quali sono tali circostanze?)
  • Qual è una sola grande idea che vorresti il pubblico portasse con sé andandosene? Se provi a trasmettere cinque idee, solitamente non riuscirai a trasmetterne nessuna. Se scegli una sola idea e ti concentri a promuovere solo quella, di solito avrai successo. Dai loro qualcosa da portarsi a casa.

Dovresti usare lo stesso metodo anche per scrivere un documento o un saggio. Si tratta di concetti così importanti che relativamente all'organizzazione non aggiungerò altro. Dai loro la massima importanza quando prepari la tua presentazione e ciò basterà a renderti uno dei migliori relatori della conferenza. Lascerò comunque che siano altri a dire qualcos'altro riguardo all'organizzazione. Ho particolarmente a cuore la seguente citazione del defunto blog di Herman Haverkort.

Ci hanno spiegato due modelli di come fare una presentazione: il modello del gomitolo ed il modello della cipolla.
 

Il gomitolo è un discorso logico e lineare, che procede fino ad arrivare ad una conclusione finale, come un gomitolo che si srotola fino a raggiungere il proprio centro. Sbagliare un passo nella presentazione significa perderne la trama, mancando l'obiettivo. Succede spesso quando ascolto la maggior parte delle conferenze ed anche alcune lezioni. In una conferenza di tre giorni seguo i primi cinque minuti di una o due dozzine di presentazioni. Questo è quanto. Dopo i primi cinque minuti mi perdo: mi perdo una diapositiva perché sto ancora pensando alla precedente, o perché vengo distratto da qualche mia associazione personale con qualcosa che il relatore ha detto, o semplicemente mi viene sonno perché il relatore parla con un tono noioso.

La presentazione a cipolla, invece, inizia con il messaggio principale e scende in profondità strato dopo strato intorno ad esso, richiamando sempre il messaggio principale fra gli strati. Le idee ed il messaggio principale sono ripetuti spesso, perciò un ascoltatore riesce a seguire la maggiore parte della presentazione anche dopo essersi estraniato per alcuni minuti. Inoltre la presentazione non va a rotoli quando il relatore si trova a corto di tempo, perché le cose più importanti sono già state dette e non c'è motivo di affrettarsi.

L'ultimo passaggio. Quando le diapositive sono pronte, analizza ciascuna di esse con attenzione. I titoli mettono in evidenza i concetti giusti? Scommetto che puoi migliorarne almeno la metà. Il compito di ciascun titolo è quello di creare un contesto, comunicando agli ascoltatori cosa le tue parole cerchino di spiegare. Quando i partecipanti si svegliano a metà della presentazione e provano nuovamente a fare attenzione, la prima cosa che faranno è guardare il titolo della diapositiva corrente. Assicurati che il titolo dica loro perché in questo istante stai blaterando di questa o quell'altra cosa.

Fare la presentazione

Fai pratica. È ovvio, ma molte persone ancora non lo fanno. Fai una presentazione di prova (anche se sei solo) prima di darne una in pubblico. Meglio ancora, fanne tre.

Puntatori. Disprezzo profondamente i puntatori laser, ma è solo perché la maggior parte della gente li usa male. Terribilmente male. Considera l'acquisto di un puntatore telescopico di vecchio stile, che è molto più facile da seguire con gli occhi e ti obbliga a muoverti. I relatori con il puntatore laser tendono a razzolare in un solo posto [...], per l'intera durata della presentazione. Siccome un puntatore telescopico ti obbliga a muoverti e gesticolare, la tua voce acquisterà una maggiore dinamica. Naturalmente ci sono ambienti i cui schermi sono troppo grandi per un puntatore telescopico. La regola è questa: se devi usare un puntatore laser per indicare qualcosa, tieni fermo il puntino. La maggior parte delle persone cerca di fare cerchi intorno intorno agli oggetti invece di puntarli direttamente. Indovina? Nessuno ha la minima idea di cosa tu stia indicando! Ho assistito a conferenze e guardato relatore dopo relatore che lo faceva, tutti ignari che il loro pubblico non avesse idea di cosa indicassero. Vedendo il solo schermo e non i relatori, avresti pensato che stessero ballando la break-dance. (Curiosità: secondo Dante, il terzo girone dell'inferno è riservato a chi indica usando il puntatore del mouse).

Computer portatili. Prima del tuo turno, ricordati di disattivare il salvaschermo, così come i programmi di messaggistica e tutte quelle applicazioni che potrebbero provare a scaricare l'ultima versione di RealPlayer nel bel mezzo della presentazione. Non lo dico in via ipotetica...

Un altro modo col quale i relatori si rendono goffi è fissare gli schermi dei loro computer portatili mentre parlano. Per il tuo pubblico è naturale seguire i tuoi occhi, quindi usa la natura umana a tuo vantaggio. Quando guardi lo schermo del proiettore, gli occhi del pubblico seguiranno i tuoi e la loro attenzione sarà dove tu vuoi che essa sia. Quando guardi il pubblico, ascolteranno quello che dici. Quando guardo lo schermo del tuo portatile, il tuo pubblico invece sarà distratto: non sentiranno quello che dici né vedranno quello che tu vuoi che guardino. Se non riesci a fare a meno di fissare il tuo portatile, spostalo dove non puoi vederlo.

Preamboli. Inizia una presentazione dicendo il tuo nome, anche se sei già stato presentato, a meno che tu non sia stato oggetto di una introduzione particolarmente chiara e lunga. Il personale che introduce i relatori delle conferenze sbaglia spesso i nomi o si scorda di usare il microfono. Mentre parlano la gente sta probabilmente finendo una conversazione privata iniziata durante la pausa. La gente nel fondo della sala può non avere sentito l'introduzione anche se a te è risultata chiara.

Se la presentazione è particolarmente importante (per esempio una presentazione di lavoro) memorizza il tuo discorso per le prime diapositive, in modo da assicurarti un inizio fluido a prescindere da quanto tu possa essere stanco o nervoso. (Naturalmente evita di memorizzare una intera presentazione, perché sembreresti troppo rigido e formale)

Comunicazione non verbale. Una famosa/infame ricerca di Nalini Ambady e Robert Rosenthal, "Mezzo minuto: predire le valutazioni degli insegnanti a partire da brevi spezzoni di linguaggio non verbale ed attrattività fisica", mostra che gli studenti possono predire la valutazione di un insegnante con buona approssimazione, semplicemente dopo avere guardato un video muto di 30 secondi dell'insegnante al lavoro. Resisti alla tentazione di attribuire questi risultati alla superficialità delle valutazioni degli studenti. Chiediti piuttosto, quale è quella cosa che il pubblico riconosce immediatamente?

Credo che in tali circostanze il pubblico riesca a percepire una forma di comunicazione inconscia, fatta di movimenti involontari, espressioni e altri comportamenti non verbali, così flebili che il relatore non ne è consapevole. Un'espressione passeggera o uno spasmo involontario del braccio possono quindi venire percepiti dal pubblico, possono essere sufficienti a privare le parole di un relatore della loro forza e possono perfino interrompere l'attenzione del pubblico. Come rimediare?

La tua attenzione. Un segreto per padroneggiare il proprio corpo sia nel focalizzare consapevolmente la propria attenzione. Quando parli, la maggior parte della tua attenzione è focalizzata su quello che dici, ma se hai fatto prove a sufficienza ti resteranno abbastanza risorse mentali libere, quindi altri pensieri riempiranno quel vuoto. Potendo ascoltare i pensieri di un relatore sentiresti: "Sto andando troppo veloce?", "Mi stanno capendo?", "Che aspetto ho?" o peggio ancora, "Chissà se gli piaccio". Qualsiasi pensiero relativo all'approvazione del pubblico è il posto peggiore dove focalizzare la tua attenzione. È come implorare un qualche dio di farti diventare un inetto.

Una delle più importanti rivelazioni della mia vita è un fatto che probabilmente sembra controintuitivo alla maggior parte delle persone che svolgono lavori di concetto: se, mentre qualcuno ti sta parlando, tu stai già pensando a quello che dirai dopo, allora sembrerai socialmente inetto e non piacerai agli altri. Quando sei tu a parlare, vale un principio simile: se sei troppo focalizzato su te stesso, sembrerai goffo e parlerai in modo goffo.

I grandi oratori - così come i grandi condottieri - si focalizzano sulle cose giuste, ovvero praticamente qualsiasi cosa ad eccezione del loro ego. Probabilmente il posto migliore dove focalizzare la tua attenzione è sulle sensazioni del tuo corpo. Cosa sento nelle mie gambe? Mi sentirei più rilassato se respirassi più profondamente? Mi piace il ritmo della mia voce? (Possibilmente questi pensieri non dovrebbero essere mentalmente verbalizzati, ma solo percepiti) Un altro posto dove focalizzare la propria attenzione sono le sensazioni nei corpi del pubblico. Naturalmente non puoi sapere con certezza cosa provino, ma puoi provare empatia e cercando di indovinare. Non farlo pensando "Gli starò piacendo?". La tua attenzione dovrebbe semplicemente essere rivolta al loro benessere. Cerca di aprire il tuo corpo al piacere ed alla connessione.

Focalizzarsi sulle sensazioni fisiche apporta molti benefici. Rende più chiara la tua comunicazione; i tic ed i gesti sconnessi si riducono; la tua voce ed il suo ritmo migliorano; gesti e parole rallentano. L'attenzione sul tuo corpo ti dà presenza agli occhi del pubblico, incanalando la tua energia e proiettando il messaggio desiderato con gesti coerenti. L'attenzione sulle sensazioni del tuo pubblico li aiuta a sentirsi connessi con te. Questo meccanismo risveglia il tuo sistema limbico, lasciando la tua corteccia libera di occuparsi della comunicazione verbale.

Se questo non ti viene naturale, allora ti occorre disciplina per cambiare le tue abitudini e per focalizzare nuovamente e stabilmente la tua attenzione. Il personale accademico (in particolare i matematici) non è famoso per essere particolarmente in contatto col proprio corpo. Fai pratica, non solo quando fai una presentazione, ma anche durante la vita sociale di ogni giorno. Imparare a focalizzarsi al di fuori del proprio ego, ad essere consapevoli delle sensazioni proprie e delle persone che ci circondano, non ci rende solo oratori migliori, ma migliora le nostre relazioni con gli altri.

Discorso. Un buon discorso ha ritmo. Hai mai sentito un intera presentazione fatta con cadenza uniforme, come se fosse un unico interminabile paragrafo? Io ne ho sentite molte. Scegli i punti chiave a cui dare particolare enfasi. (se hai seguito il mio consiglio sulla preparazione, sai già quali sono) Quindi decidi come evidenziarli. A volte io lo faccio parlando con voce deliberatamente lenta e posata. A volte dico esplicitamente "Ecco l'idea più importante di questa presentazione."

Il silenzio può essere deliberato: fai una lunga pausa immediatamente dopo avere illustrato un concetto chiave. Lascia che venga assorbito.

Esistono due trucchi mentali per aiutarti a parlare con scioltezza. Il primo è focalizzarsi sulle sensazioni corporee discusse in precedenza. Il secondo è concederti tutto il tempo necessario per pensare a quello che devi dire. È facile a dirsi, ma in pochi riescono a metterlo in pratica. Ti ritrovi mai a dire "Emmm..."? In tal caso non ritieni ancora di avere quel permesso. Una parte di te ha paura che se non riempie il silenzio perderà il pubblico.

Ripeti a te stesso che non c'è fretta. Non c'è alcun bisogno di riempire i silenzi e certamente non c'è bisogno di affrettarsi per arrivare alla fine delle diapositive. (Pianifica la tua presentazione affinché questo accada!) Il tuo pubblico è troppo occupato a cercare di capire quello che c'è scritto nelle diapositive per preoccuparsi di quanto ti ci vuole per dire la prossima frase. Abbi fiducia in te stesso. Pensa pazientemente. Le parole giuste usciranno più velocemente se non ti sforzi. Reclama il tuo diritto di stare in silenzio.

Non commentare i tuoi stessi discorsi. Quante volte hai sentito un relatore dire: "Credo che il tempo a mia disposizione stia finendo, quindi ora andrò più in fretta"? Hai sentito una sola parola di quello che ha detto dopo? Decidi in silenzio che cosa farai, senza importunare il tuo pubblico.

Conclusione. Concludi sempre le tue presentazione dicendo "Grazie". Non si tratta di presunzione - in fondo sei tu che stai facendo un favore al pubblico - ma se non avverti il pubblico quando è il momento per applaudire, resteranno confusi e irritati. Come la maggioranza dei rituali sociali, la sequenza ringraziamento-applauso è utile a entrambe le parti coinvolte. Non chiedere se ci sono domande finché non l'hai fatta.

Questo è quanto! Il resto, in particolare l'estetica, si impara attraverso la pratica ed i giudizi altrui. Potrei continuare, ma cercando di insegnare altro finirei con l'insegnare di meno. Lo stesso vale per te.